店舗の固定電話はクラウド型「IoTでんわ」 コスト削減と集客対策になる理由

　さいきんよく耳にする「クラウド」という言葉。クラウドとは、インターネットを通じてITリソースやアプリケーションを活用できるシステムのこと。
　そして、このクラウドを電話に応用し、通話料の削減や電話の利便性向上をおこなうクラウド対応型ビジネスフォン（IoTでんわ）が、いま高い評価を得ています。…とはいえ、なんだか難しく聞こえてしまい、仕組みがよくわからないという方も多いでしょう。

　本記事では、クラウド対応型ビジネスフォン（IoTでんわ）について、ご説明します。

　そもそも、クラウドを活用したサービスとは、いったいどのようなものでしょうか。

　身近な例を挙げると、GmailのようなWebメールもクラウドを活用したサービスの一種です。メールの送受信はインターネット上のアプリケーションで実行され、アドレス帳などのデータもインターネット上に保存されます。インターネット上にデータやアプリケーションがあるため、Google Chromeなどのブラウザにアクセスできる環境さえあれば、場所や端末をとわず利用することができます。

　一方で、Outlookメールなどの場合は、クラウドを活用したサービスではありません。なぜなら、Outlookのサービスは、パソコンにインストールされたソフトウェアを使ってメールの送受信をおこない、アドレス帳などのデータはパソコン内に保存されるもの。ExcelやWordにおいても同様です。Outlookのインストールや設定がおこなわれていないパソコンで利用することはできません。

　比較してみると、一口にメールと言っても、クラウドに対応しているか否かで全く異なることがわかりますよね。 　いままでは建物内に設置していたPBX（電話交換機）を、クラウド（インターネット）上に設置した電話サービスのことです。従来の電話は系列店ごとにPBXを設置しなければならず、店舗間のやりとりは有料の国内通話によっておこなわれていました。

　クラウド対応型ビジネスフォン（IoTでんわ）は、PBXの設置工事を必要とせず、各店舗の電話を無料の内線通話にて繋ぐことができる次世代のビジネスフォンです。そのため、インターネット環境さえあれば外出先でも、スマートフォンで内線・外線通話や転送をおこなうことができます。 　クラウド対応型ビジネスフォンの最たる特長は、PBX（電話交換機）の機械そのものを設置せず、クラウド上にPBX機能を設置していることです。
　これにより、PBXの設置スペースを確保をしたり、専門業者による工事の必要がありません。従来の固定電話に比べて、導入コストを大幅に下げることができます。

　また、万が一、移転をおこなうことになっても、番号の移行が可能なため、電話番号を変更することなくスムーズに対応できます。
  　たとえば、本店の固定電話機、支店の固定電話機、店長のスマートフォンの3つで日頃のやりとりをおこなっている場合、その全てを無料の内線で繋ぐことができます。これにより、通話にかかるコストを大きく削減することが可能です。

　さらに、外出中のスタッフが持つスマートフォンへの転送も、無料でおこなえます。担当者によるかけ直しが減り、そのぶん、通話料を低く抑えることができます。
　個人で運営しているお店の場合、外出中に電話応対ができないことも多いでしょう。これは、予約や注文の電話を取りこぼし、集客の機会を損失しているということです。よほどの人気店であれば、集客への影響を感じにくいかもしれません。それでも、電話がつながらないことで、何かしらの要件があって電話をかけたお客さまをがっかりさせてしまいます。

　IoTでんわは、ふだん使っているスマートフォンで店舗の固定電話と同じ番号で発信・着信ができるようになり、外出先でも予約や注文を受け付けられるようになります。急ぎの要件にもすぐに対応できるのはうれしいですね。
　予約時のトラブルで多いのが、お客さまと店舗間における、予約内容の認識相違でしょう。これを防ぐために有効的な方法が、通話の録音です。

　IoTでんわは、携帯電話であっても通話内容の録音をおこなうことができます。さらに、録音データはいつでも確認することが可能です。
　便利なのが、条件を絞ってデータ検索ができること。データのダウンロードもおこなえるので、スムーズに録音内容を確認することができます。

　予約内容の確認以外にも、スタッフの電話応対スキル向上にも役立つ機能です。 　オンライン予約が普及したいまでも、パソコンやスマートフォンを通した予約システムが苦手な人や、電話で細かな情報を確認しながら予約をしたい人は多いです。電話予約の需要がなくなることはないでしょう。

　IVRを導入するメリットは、営業時間外に電話がかかってきたときやコールセンターでの受電可能数を超えてしまったときに、自動音声が受け付けをおこなってくれるところにあります。

　つまりこれは、人件費や手間をかけることなく、24時間予約の電話を受け付けることができるようになるということ。また、自動音声で用件別に振り分けをおこなうことも可能なので、煩わしい営業電話を減らすこともできます。
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