IT・ネット環境

美容室の電話業務を効率化する「クラウドPBX」とは?

開店ポータル編集部
2021/05/04
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美容室やサロンは電話対応が多くなることで、どうしても業務効率が悪くなってしまいがちです。また人手不足も問題視されていますが、IT技術を活用することでそれらの課題が解決できるでしょう。

 

そこで今回は、近年美容室でもシェアを伸ばしている「クラウドPBX」について紹介させていただきます。美容室の業務効率化、電話対応、顧客満足度といった問題にお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。

 

クラウドPBXとは?

「クラウドPBX」とは、オフィス電話である「ビジネスフォン」の機能をクラウド上のサーバーが提供してくれるサービスです。「PBX」は主装置とも呼ばれており、社内ビジネスフォンの内線・外線・転送といったさまざまな役割を担う装置をさします。クラウドPBXは、電話の内線・外線・転送といった機能を制御するPBXを、クラウド上に構築して利用することになります。

 

従来のPBXはオフィス内にPBX本体を設置する必要があるので、大規模な配線工事が必要でした。しかしクラウドPBXなら、ネット上にPBXを構築するので、大がかりな工事が必要ありません。インターネット回線でPBXの機能が利用できます。

 

さらに機能面でも従来のPBX以上のメリットがあります。従来のPBXでは外線・内線・転送機能が大半の用途でした。しかしクラウドPBXなら利便性の高いオプション機能がたくさん搭載されています。利便性が高く費用も抑えられるクラウドPBXは、今後あらゆる業界でシェアを伸ばしていくでしょう。

 

クラウドPBXの機能・特徴

クラウドPBXにはどのような機能や特徴があるのか、詳しく見ていきましょう。

 

基本的な機能

クラウドPBXには、ダイヤルイン・内線・外線・保留・転送といった従来のビジネスフォンで利用できる機能が標準搭載されています。ビジネスフォンから乗り換える時も、今まで使っていた機能が使えなくなる心配がありません。クラウド上にネットワークを構築して利用するので、場所を選ばずに電話環境が構築できます。

 

内線通話も場所を問わずに行えて、保留や転送もスマホなどのモバイルフォンから利用できるようになります。設定も簡単で、ブラウザやアプリ上でお手軽に行えるのも大きな特徴と言えるでしょう。

 

顧客対応を効率化する便利な機能

クラウドPBXには、顧客対応を効率化する便利な機能が搭載されています。たとえばIVR機能が搭載されたクラウドPBXなら、問い合わせに応じて自動音声で対応してくれます。適切なオペレーターに電話対応を任せることで、取次時間を削減し、業務効率化に貢献してくれるでしょう。

 

ネット上で電話業務が完結する

クラウドPBXはネット上で電話業務が完結するので、電話機を用意する必要がありません。電話機の代わりとなるのがソフトフォンで、ネット上で発着信を行うことができます。いちいちダイヤルしなくてもクリック一つで発着信の制御が可能となります。

 

またクラウドPBXにはCTI機能も搭載されています。顧客の電話番号から顧客情報を検索して、ネット上に表示することも可能です。電話を取る前に相手の情報が確認できるので、顧客に対して適切な対応ができるでしょう。

 

さまざまな電話機と接続可能

クラウドPBXはネットを経由してさまざまな電話機と接続が可能です。たとえばネットを介して電話を可能とする「ソフトフォン」や、スマホやフィーチャーフォンなどを含む「モバイルフォン」とも接続可能。ネットにさえ繋がれば場所を選ばず利用できるので、活動の幅が広がるでしょう。

美容室にクラウドPBXを導入するメリット

クラウドPBXは企業のオフィスだけではなく、美容室などのサロンにも導入メリットが沢山あります。美容室で導入するとどんなメリットがあるのか、詳しく見ていきましょう。

 

電話業務の効率化

クラウドPBXを導入すれば、電話対応がスムーズになります。CTI機能でスムーズに顧客情報を検索・表示が可能なので、手動で顧客情報を調べる手間が省け、電話業務が効率化できるでしょう。表示できる顧客情報には、以下のようなものがあります。

・氏名・住所・電話番号などの基本情報

・来店履歴

・購入履歴

・顧客メモ、対応履歴など

 

不必要な情報は非表示にすることも可能なので、使いやすいように設定しておきましょう。

 

顧客対応がスピーディー

クラウドPBXは顧客情報を即座に表示してくれるので、顧客対応もスピーディーに行えます。電話口でお客様を待たせることがありません。予約日時の確認などであれば、ほんの数秒で対応が完了します。またトラブル対応にも活用できます。発注ミスや予約ミスが発生した際、履歴から状況が確認できるので、迅速に対応できるでしょう。

 

通話料金が安い

クラウドPBXは、同じ回線でつながっている電話機同士のみ無料の通話が行えます。取引先や顧客など、社外に向けて電話をする時には通話料が発生します。この際の通話料には、NTTのひかり電話やIP電話サービスの料金プランが適用されるでしょう。

 

契約するクラウドPBXメーカーによって通話料は前後しますが、従来のビジネスフォンと比べると安価が設定されています。外線通話も全国一律で低価格なので、従来の電話より費用を抑えて利用できるでしょう。

 

複数店舗運営でも基本料が抑えられる

クラウドPBXは複数店舗経営にも有効です。たとえばNTTの固定電話では、店舗ごとに電話の契約が必要となり、店舗ごとに基本料金を支払わなければなりません。しかしクラウドPBXなら、基本料は一回払うだけで大丈夫です。他の店舗はIDを増やして、スマホなどにアプリを入れるだけで利用可能となります。

 

また営業時間外でも転送負担なく予約電話を受け付けることが可能です。こちらもNTTの場合、営業時間外の転送ではオプション費用や通話負担料が発生します。クラウドPBXなら、登録したスマホに店舗宛の着信が直接届けられるので、通話負担料が発生しません。

 

移転後も同じ電話番号が利用できる

将来的に移転を考えている美容室もあるかと思われます。せっかくリピーターを獲得できたのに、引っ越しで電話番号が変わってしまったのを機に足が遠のいてしまうというケースも少なくありません。

 

しかしクラウドPBXなら、移転後も同じ電話番号が引き続き利用できます。ずっと同じ番号を使い続けられるので、一度獲得した顧客との関係を維持し続けられるでしょう。

 

広告ごとの反響が分かりやすい

美容室のWeb広告を見て予約が入るケースも増えています。しかし電話予約では、どの広告を見て予約してくれたのか分かりにくいという課題があります。

 

クラウドPBXなら、広告ごとに番号を追加しておけば、どの宣伝媒体経由で予約が入ったのかをシステムが自動的に記録してくれます。顧客にどのメディアを見て予約をしたのか聞かなくても、より正確に記録されます。店舗は人気が高い宣伝媒体を知ることができ、効果的な宣伝・広告に力を入れられるようになるでしょう。

 

クラウドPBXの導入をお勧めする美容室

クラウドPBXは以下のような要望を持つ美容室におすすめのシステムです。

・電話対応業務を効率化したい

・通話料金を節約したい

・顧客対応をスピーディーかつ適切に行いたい

・将来的に複数店舗経営する予定がある

・どの媒体の広告が効果的なのか知りたい

 

これらの課題にお悩みの店舗は、クラウドPBXの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

 

美容室にもオススメのクラウドPBX「Smart desk クラウドフォン」

月額料金

10,000円(税抜)

内容

・管理システム

・10ID(端末数)利用可能

・1番号利用可能 (選べる市外局番 or050 番号)

オプション

市外局番が利用可能

1,000円/月(税抜)

050番号追加

300円/月(税抜)

ID追加

500円/月(税抜)

ゲートウェイレンタル

(他社契約番号変換器)

2,500円/月(税抜)

SMSリザーブ

1,500円~/月(税抜)

 

「Smart desk クラウドフォン」は、月額10,000円から使えるクラウドPBXです。幅広い業界・分野で使用されており、簡単かつお手軽に利用できるので、初めてのクラウドPBXを試したい方におすすめの製品です。

 

現在使用している電話番号がそのまま利用でき、市外局番、050番号、0120番号などさまざまな番号に対応しています。番号はクラウド上にあるので、ネットワークに接続できれば全国どこでも受発信が可能となります。最短1営業日で番号取得可能なので、すぐに使用をスタートすることができます。

 

管理・設定

ネット上で管理画面にログインすれば、どこにいても電話の設定変更が可能です。さらに管理業務もお手軽に行えるので、出先にいてもサロン業務を助けてくれるでしょう。

 

オプション機能

「Smart desk クラウドフォン」は1台500円でアカウント追加が可能なので、スマホを何台でも登録可能となっています。スマホ以外にも専用の電話機やソフトフォンでも利用可能なので、幅広い使い方ができるでしょう。

 

費用

「Smart desk クラウドフォン」は、従来のビジネスフォンよりも初期費用やランニングコストを抑えて利用できます。さらにクラウドフォンと受電対応のセットで申し込みをすれば、料金が15%オフになります。
 

まとめ

今回は美容室におすすめのクラウドPBXについて紹介しました。

 

インターネット上にPBXを構築するクラウドPBXは、従来のビジネスフォンに比べても遥かに低価格・お手軽となっています。ネット環境さえあれば場所を問わずに利用でき、複数店舗経営や電話受付業務の効率化などにも活用できるので、まさに美容室に向いたシステムだと言えるでしょう。

 

料金設定も利用状況に応じて複数選べるので、小規模経営から多店舗経営まで、あらゆる業態を網羅してくれます。従来のPBXと比較しても、費用面・運用面ともにクラウドPBXの方が優れていると言えます。

 

電話応対業務にお悩みの方や、多店舗経営を考えている方、ビジネスフォンに興味があるという方は、クラウドPBXを検討してみてはいかがでしょうか。

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